Hvornår skal cateringfirmaet kende antal og allergier?

Det bestemmer stedet, og fristen er forskellig fra sted til sted. Spørg, når I skriver kontrakten, få svaret skriftligt, og læg jeres svarfrist, så I kan nå at rykke gæster, der ikke har svaret, inden da. Spørg også, hvor sent I kan ændre antallet, og hvad en sen ændring koster.

Skal vi tilbyde flere retter at vælge imellem?

Nej. En fælles menu med tilpassede tallerkener til dem med allergi eller særlig kost fungerer fint og er nemmere for køkkenet. Tilbyder I valg, skal gæsterne vælge på forhånd, og køkkenet skal vide, hvem der har valgt hvad, så spørg stedet, hvad det kan lave i flere udgaver samme aften, før I spørger gæsterne.

Hvad gør vi med gæster, der ikke har svaret, når bordplanen laves?

Ryk dem med en sidste dato. I mellemtiden kan I placere dem foreløbigt, så bordplanen stadig går op, hvis de kommer. Til køkkenet sender I det antal, I har fået bekræftet, og I spørger stedet, hvor sent I kan tilføje en gæst.

Runde eller lange borde?

Det afgør rummet, og hvad stedet har. Lange borde giver ofte plads til flere i et smalt rum eller på en terrasse, og gæsterne taler med dem ved siden af og overfor. Ved et rundt bord kan alle tale med alle, men det kræver mere gulvplads. Bed om en tegning med mål og stedets liste over borde, før I beslutter jer.

Menu, allergier og bordplan til et bryllup i udlandet

Kort svar

Spørg om menuvalg og allergier i det samme svar, hvor gæsterne siger ja eller nej, for hver gæst og ikke for hver husstand. Saml svarene i én liste til køkkenet, på et sprog køkkenet arbejder på, med hver gæsts navn og bord. I EU skal et cateringfirma kunne fortælle, hvilke af de 14 allergener i EU's forordning om fødevareinformation en ret indeholder, også når maden ikke er færdigpakket. Uden for EU gælder landets egne regler, så spørg stedet skriftligt. Lav bordplanen, når I ved, hvem der kommer, og bed stedet om en tegning med mål og en liste over de borde, de faktisk har, før I placerer nogen.

Herhjemme kan I ringe til restauranten, køre derud en eftermiddag og pege. I udlandet har I ofte et køkken, der taler et andet sprog, et sted I kun har set på billeder, og gæster fra flere familier, nogle gange fra flere lande. Det, der afgør, om middagen fungerer, er sjældent maden. Det er, om den rigtige oplysning når den rigtige person i tide. Denne guide gennemgår rækkefølgen: hvad I spørger gæsterne om, hvad køkkenet skal bruge, hvad stedet skal kunne svare på, og hvordan I laver bordplanen på afstand.

Saml menuvalg og allergier i gæsternes svar, ikke bagefter

Hvert spørgsmål, I sender i en særskilt mail efter svarfristen, er et spørgsmål, nogle gæster aldrig svarer på. Læg derfor det hele i samme svar:

Kommer I? Ja eller nej, og hvem i selskabet, med navn. Børn med alder, hvis køkkenet laver børneportioner.
Menuvalg, hvis I tilbyder valg. Spørg først stedet, hvad køkkenet kan lave i to eller tre udgaver samme aften, så I ikke lover gæsterne noget, der ikke kan lade sig gøre.
Allergier og særlig kost for hver person, som fritekst. Bed gæsterne skrive, hvad de ikke tåler, ikke bare en etiket: "nødder, også spor" siger køkkenet mere end "nøddeallergi".
Allergi eller præference. Lad gæsterne skelne mellem det, der gør dem syge, og det, de helst ikke spiser. Køkkenet håndterer de to forskelligt, og det skal det have lov til.

I vores planlægningsværktøj Vores bryllup skriver I menuen ret for ret og tilføjer alternativer, og hver gæst vælger i sit svar på bryllupshjemmesiden. Valg og allergier tælles sammen for jer, og I får en køkkenliste, som I kan kopiere eller printe.

Sådan får køkkenet en liste, det kan læse, på sit eget sprog

Et køkken, der får ti videresendte mails og et skærmbillede, laver fejl. Giv det én liste:

Antal for hver ret, for hver del af menuen.
Hver allergi og særlig kost med navn og bord, gerne med pladsnummer, hvis maden serveres ved bordet. Sådan ved tjeneren, hvilken tallerken der skal hen til hvem.
Køkkenets sprog. Spørg stedet, hvilket sprog køkkenet arbejder på. Skriv allergierne på det sprog, eller på engelsk med det lokale ord ved siden af. Undgå forkortelser og egne koder.
Én modtager. Send listen til én kontaktperson, og bed om en skriftlig bekræftelse på, at køkkenet har fået den.
Én person på stedet. Spørg, hvem der har listen på bryllupsaftenen, og hvem gæsterne kan gå til med et spørgsmål om maden.

Har en gæst en svær allergi, er det en god idé, at gæsten selv taler med køkkenet eller koordinatoren før middagen. I er værter, ikke mellemmænd for alt.

Allergenmærkning i EU-landene: hvad stedet skal kunne svare på

I EU er allergeninformation reguleret af forordning (EU) nr. 1169/2011 om fødevareinformation til forbrugerne. Ifølge EU-Kommissionen er allergeninformation obligatorisk, også for mad der ikke er færdigpakket, herunder på restauranter og caféer. Det gælder altså et cateringfirma eller et hotelkøkken i Italien, Grækenland, Spanien, Portugal, Kroatien eller Frankrig. Forordningens bilag II nævner 14 stoffer og produkter:

korn, der indeholder gluten, krebsdyr, æg, fisk, jordnødder, soja, mælk (laktose medregnet), nødder som mandler, hasselnødder og valnødder, selleri, sennep, sesamfrø, svovldioxid og sulfitter, lupin og bløddyr.

Hvordan oplysningerne gives, skriftligt på menuen eller mundtligt af personalet, bestemmer hvert land selv. Spørg derfor stedet, hvordan de gør, og bed om allergenerne for hver ret skriftligt, når menuen ligger fast. Listen siger, hvad retten indeholder. Spørg særskilt, hvordan køkkenet undgår spor fra andre retter, hvis en gæst har brug for det.

Uden for EU, for eksempel i Tyrkiet, Thailand eller Sri Lanka, gælder landets egne regler. Stil de samme spørgsmål skriftligt, og regn ikke med, at svarene bliver de samme. Hvad I ellers kan bede en leverandør om, før I booker, gennemgår vi i sådan tjekker I en leverandør i udlandet.

Bordplan til et sted, I ikke har set: bed om tegning, bordformer og mål

Bordplanen bygger på rummet, og rummet har I måske kun set på billeder. Bed stedet om:

En tegning med mål af det sted, hvor middagen skal være. Er middagen udendørs, så bed også om tegningen af reservestedet ved regn, for det ser ofte helt anderledes ud.
Hvilke borde de har: runde, lange eller firkantede, hvor store, og hvor mange der kan sidde ved hver form.
Det, der ikke kan flyttes: døre, trapper, søjler, bar, buffet, dansegulv og hvor musikken skal stå.
Billeder fra et tidligere bryllup i samme rum, dækket op. De siger mere end en tegning om, hvor trangt det bliver.

Typen af sted betyder meget. En villa med terrasse, et hotel med festsal og en vingård fungerer helt forskelligt, og dem sammenligner vi i guiden til bryllupslokaler i udlandet. I Vores bryllup kan I tegne lokalet i skala, trække bordene derhen, hvor de skal stå, og placere gæsterne plads for plads. Kun de gæster, der har sagt ja eller ikke har svaret endnu, er med.

Familier, sprog og børn ved bordene

Et bryllup i udlandet samler ofte mennesker, der aldrig har mødt hinanden, nogle gange uden et fælles sprog. Et par principper, der plejer at holde:

Sprog. Sæt mindst én person, der taler begge sprog, ved hvert blandet bord. Et bord, hvor halvdelen ikke forstår den anden halvdel, bliver en lang aften.
Børn. Placér små børn tæt på deres forældre, og spørg stedet om høje stole. Et børnebord fungerer for større børn, hvis det står inden for synsvidde.
Ældre gæster sidder bedre tæt på udgang og toilet og et stykke fra højttalerne.
Gæster, der ikke kender nogen, sættes ved siden af en, I ved, tager sig af dem.
Familier med spændinger, for eksempel skilte forældre, har det bedst ved hver sit bord i nogenlunde samme afstand fra jer.

Har I flere middage i løbet af en bryllupsweekend, behøver de ikke alle have bordplan. I kan godt lade velkomstmiddagen være fri og kun bestemme pladserne på selve bryllupsdagen. Hvordan sådan en weekend kan skrues sammen, beskriver vi i guiden til et bryllup over flere dage.

Når listen er klar: hvem får hvad og hvornår

Rækkefølgen betyder mere end datoerne, og datoerne bestemmer stedet. Spørg allerede, når I skriver kontrakten, hvornår køkkenet senest skal have antal, menuvalg og allergier, og få det skrevet ind. Derefter:

Sæt jeres svarfrist, så I kan nå at rykke dem, der ikke har svaret, før stedets sidste frist.
Ryk dem, der ikke har svaret, med en dato.
Send antal, menuvalg og allergier til køkkenet, og bed om en bekræftelse.
Lav bordplanen, når I ved, hvem der kommer.
Send bordplanen og køkkenlisten med bord og pladsnummer til stedet eller koordinatoren, i den samme version.
Aftal, hvem hos stedet der tager imod sene ændringer, og tag listerne med på print.

Kilder og pålidelighed

Oplysningerne om allergeninformation kommer fra EU's officielle kilder, læst den 24. oktober 2026:

At allergeninformation er obligatorisk, også for mad der ikke er færdigpakket, herunder på restauranter: Europa-Kommissionen, Food information to consumers - legislation
De 14 stoffer og produkter, og at hvert land bestemmer, hvordan oplysningerne gives: Forordning (EU) nr. 1169/2011, bilag II og artikel 44 (EUR-Lex)

Det, vi skriver om planlægningsværktøjet, kommer fra værktøjets egen præsentationsside. Rådene om svar, køkkenlister og bordplan er redaktionens egne, ikke regler, og stedets betingelser og frister kommer altid først.